»Hvorfor skal jeg bruge tid på et møde?« spørger produktionschefen i telefonen. Det er et helt rimeligt spørgsmål. Hvis opkaldet ender med en kalenderinvitation, der ikke har noget med virksomhedens hverdag at gøre, får ingen noget ud af det. En mødebooker skal skabe en relevant samtale – ikke bare finde et ledigt tidspunkt.
Arbejdet begynder, før telefonen bliver løftet. Først skal man forstå, hvad virksomheden tilbyder, hvem løsningen passer til, og hvilket konkret problem den kan hjælpe med. Det kræver, at man skelner mellem en bred salgspåstand og et emne, der faktisk er relevant for den virksomhed, man ringer til.
Forberedelsen gør den kolde kontakt mindre kold
Inden opkaldet undersøger man virksomhedens branche, arbejdsgange og mulige behov. Målet er ikke at lade, som om man kender modtagerens hverdag til bunds. Man skal vide nok til at stille et relevant spørgsmål og finde ud af, om der overhovedet er grund til at fortsætte dialogen.
Forestil dig en virksomhed, der vil præsentere en ny løsning for produktionsvirksomheder. En generisk åbning om effektivisering kunne passe på næsten alle – og derfor risikerer den at lyde tom. En bedre indgang tager udgangspunkt i arbejdet på gulvet: Hvordan løses opgaven i dag, og hvor går det typisk i stå? Efter min mening er den slags forberedelse også almindelig høflighed; ingen har lyst til at være dagens nummer 37 på en ringeliste.
Det hjælper også at finde den rette beslutningstager. Den medarbejder, der mærker problemerne i driften, er ikke nødvendigvis den, der godkender et indkøb. Den første samtale bør derfor afklare både ansvar og rolle uden at føles som et forhør. En god åbning gør det let at svare ærligt.
Den personlige åbning skal føre til et reelt behov
Hvordan åbner man uden at lyde, som om man læser op fra et manuskript? Knyt henvendelsen til noget konkret, og forklar kort, hvorfor netop denne virksomhed bliver kontaktet. Det kan være en bestemt arbejdsgang, et driftsområde eller et spørgsmål om, hvordan en opgave løses. Så lytter man. Det er ofte dér, samtalen begynder at tage form.
I eksemplet med produktionsvirksomheden spørger medarbejderen ind til arbejdsgangene, før et møde overhovedet bliver nævnt. Måske passer løsningen ikke til måden, produktionen er organiseret på. Så skal samtalen ikke presses videre. Hvis der derimod er et problem, løsningen kan belyse, kan man forklare præcist, hvad et møde skal handle om. Det kan være forskellen på et almindeligt salgsforsøg og en faglig dialog.
Indvendinger hører med. Når en beslutningstager siger, at tidspunktet er dårligt, er det sjældent et signal om, at man skal tale hurtigere eller insistere hårdere. Spørg i stedet, om et senere opkald passer bedre, eller om emnet slet ikke er aktuelt. Et respektfuldt nej er bedre end et ja til et møde, ingen har brug for.
Et møde skal give mening for begge sider
Et møde er relevant, når begge parter har en tydelig grund til at deltage. Modtageren skal vide, hvad samtalen kan afklare, og sælgeren skal have et konkret emne at undersøge. Ellers bliver kalenderaftalen bare endnu et punkt, der skal overstås. Det er netop den faglige vurdering, der efter min mening adskiller god mødebooking fra ren kalenderfyldning.
Forestil dig, at sælgeren møder en potentiel kunde, som allerede har fortalt om problemer med en bestemt arbejdsgang. En kort, præcis overlevering gør en mærkbar forskel: Sælgeren ved, hvad kunden har sagt, hvad kunden ønsker belyst, og hvilken del af løsningen der kan være relevant. Så kan mødet begynde med kundens situation i stedet for en gentagelse af den første samtale. Små detaljer kan spare mange minutter rundt om bordet.
Gode mødenoter er konkrete og nøgterne. Skriv, hvad modtageren faktisk har fortalt, hvilke spørgsmål der stadig er åbne, og hvad I har aftalt at drøfte. Undgå vurderinger som »meget interesseret«, hvis samtalen ikke giver belæg for det. Sælgeren har brug for et brugbart udgangspunkt – ikke en optimistisk omskrivning.
For virksomheder, der vil arbejde systematisk med dialogen, beskriver PartnerDialogs mødebooking en tilgang, hvor den første kontakt skal skabe grundlag for relevante salgsmøder. Det er en fornuftig retning: Kvaliteten afhænger ikke kun af, om kalenderen bliver fyldt, men også af, om begge parter har et emne, de vil bruge tid på.
Sådan kan du mærke, at mødet er relevant
Brug en enkel kontrol, inden invitationen sendes: Kan modtageren forklare, hvorfor mødet er relevant? Ved sælgeren, hvad kunden gerne vil drøfte? Er der en konkret udfordring eller mulighed, som samtalen kan undersøge? Hvis svarene er uklare, så stil et opfølgende spørgsmål i stedet for at booke på rutinen.
Det betyder ikke, at alle detaljer skal være på plads på forhånd. Et første møde må gerne rumme ubesvarede spørgsmål. Men formålet skal være tydeligt, og begge parter skal sige ja til samtalen på et oplyst grundlag. Så bliver den kolde kontakt til en ordentlig forretningsdialog: ikke ved at presse en aftale ind i kalenderen, men ved at forbinde virksomhedens behov med et møde, som en mødebooker kan sætte i stand.
Forskellen kan høres i telefonen og mærkes ved mødebordet. Når forberedelse, nysgerrighed og præcise noter hænger sammen, får sælgeren en bedre start, og kunden slipper for at forklare det hele igen. Tillid kommer ikke fra en smart formulering, men fra oplevelsen af, at nogen har lyttet, forstået emnet og respekteret ens tid.
Og hvis svaret stadig er nej efter en ordentlig afklaring? Så er det også et brugbart resultat. Måske passer løsningen ikke, eller tidspunktet er forkert. Aftal en opfølgning, hvis modtageren ønsker det; ellers afslut samtalen pænt. Så bevarer man relationen og undgår at fylde sælgerens kalender med møder, der aldrig burde være booket.
Se mere hos partnerdialog.dk.